مدیریت زمان چیست؟ چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

[vc_row][vc_column][vc_column_text]مدیریت زمان یا همان Time Management  یکی از مهمترین اصولی است که انسانهای موفق به آن اهمیت می دهند و برنامه های زندگی خود را بر اساس این اصول طرح و اجرا می کنند. همه ما می دانیم که زمان ارزشمند ترین دارایی بشر است که به صورت نقد در اختیار ما قرار گرفته و این ما هستیم که تصمیم می گیریم  آن را به چه صورت خرج کنیم. مثال زیبا و ملموسی که معمولا زده می شود، ثانیه های عمر ما را در طول روز به پول تشبیه می کنند و و همانطور که در طول شبانه روز ما ۸۶۴۰۰ ثانیه زمان در اختیار داریم ، فرض کنید صبح که از خواب بلند می شوید ۸۶۴۰۰ دلار یا تومن ( نه همون دلار جذاب تره) در اختیار شما قرار می دهند و می گویند تا آخر شب  می توانید از این پول استفاده کنید. ولی نمی توانید آن را پس انداز کنید چون باقیمانده آن در آخر شب سوخت می شود. حالا شما چطور از این سرمایه یعنی زمان اسنفاده می کنید؟ آیا برای لذت آن را خرج می کنید یا غم و اندوه و حسرت؟ رو آینده خود سرمایه گذاری می کنید( یادگیری، مطالعه، ارتباط مفید با دیگران) و دیگر موارد که در آینده می تواند به شما سود فراوان برساند یا اینکه نه جلوی بسیاری از برنامه های کم ارزش تلوزیون یا شبکه های اجتماعی و یا گشت و گذار بی هدف در اینترنت از این سرمایه غیرقابل برگشت استفاده می کنید؟ آیا به فکر پیشرفت و رشد زندگی خودتان و دیگارن هستید یا اینکه از این سرمایه ارزشمند بدون بازگشت برای صبحت در مورد نواقص و یا موفقیت های دیگران استقاده می کنید؟ ما بخش عمده این زمان که در طول شبانه روز در اختیار داریم را مجبوریم برای مواردی مثل خوابیدن، خوردن و آشامیدن، موارد بهداشتی و دیگر موارد صرف کنیم . ما در این مقاله می خواهیم یاد بگیریم که چطور  با استفاده از مدیریت زمان از زمان باقیمانده در طول شبانه روز به نحو احسن استفاده کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

اگر بخواهیم از تعاریف پیچیده و غیرقابل درک دوری کنیم و یک تعریف ساده و کامل در مورد مدیریت زمان داشته باشیم، می توانیم اینگونه بگویییم که مدیریت زمان یعنی استفاده درست و بجا از زمانی که در اختیار داریم در جای درست . یا خلاصه تر کار درست در زمان درست. [highlight bgcolor=”#81d742″ txtcolor=”#1e73be”][/highlight]پیشهاد می کنم مقاله آموزش سخنرانی را هم مطالعه بفرمائید

چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

همه ما می دانیم که مدیریت زمان چقدر برای ما مفید است و می تواند ما را در کمترین زمان ممکن و صرف کمترین انرژی به اهدافمان برساند. اما خب همانطور که می دانیم دانستن توانستن نیست و ما به دلایلی که در ادامه به آن می پردازیم نمی توانیم زمان خودمان را به نحو احسن مدیریت کنیم و درنتیجه دچار کمبود زمان می شویم.

۱-ضعف درگفتن نه

نداشتن مهارت نه گفتن یکی از ضعف هایی است که آسیبهای بسیار زیادی به افراد می رساند و متأسفانه بعد از اینکه در یک موقعیت نمی توانیم نه بگوییم و برخلاف میل باطنی خودمان پاسخ مثبت می دهیم، حالمان با خودمان بد می شود و شروع می کنیم به گفتگوهای منفی با خودمان که چرا این مسئله را قبول کردم؟ و یا اینکه دیگران شروع می کنند به سرزنش ما که چرا به این خواسته تن داده ایم. حالا این موضوع چه ربطی به مدیریت زمان دارد؟ فرض کنید که ما مشغول انجام یک پروژه مهم هستیم که یکی از دوستان از ما درخواست می کند که با او به مهمانی یا خرید برویم و ما به دلیل نداشتن مهارت نه گفتن بر خلاف میل باطنی پاسخ مثبت می دهیم و زمان ما برای کار درست صرف نمی شود و در آخر کار حالمان خوب نیست. چون کار اصلی ما که اولویت بالاتری داشته مانده است و یک کار با اهمیت کمتر را انجام داده ایم. برای مدیریت درست زمان باید توانایی این را داشته باشیم که به کارهایی که با اهداف ما هم راستا نیستند نه بگوییم تا زمان برای انجام کارهای با اولویت بالاتر داشته باشیم.

۲-کمال طلبی(کامل گرایی)

افراد کمال گرا( یا همان کامل گرا) می خواهند در هر کاری بهترین باشند و تمام کارهایشان درست و بدون نقص باشد. کامل گرایی یعنی که سطح استاندارد های انجام یک کار را آنقدر بالا می بریم که رعایت کردن آن استاندارد ها به مراتب هزینه ی بسیار بالاتری برای ما دارد و ارزش انجام کار با این همه ظرافت را ندارد. احتمالا شما هم افرادی را دیده اید که می گویند: من یا کاری نمی کنم یا بهترین کار رو انجام می دم من اگه کلاس موسیقی برم تمام زندگیم می شه موسیقی برای خوب کار کردن باید از دانشگاه انصراف بدم و تمام تمرکزم روی کارم باشه یا افرادی که برای برای یک بیرون رفتن ساده زمان های طولانی باید جلوی آینه به درست کردن موهای خود و ست کردن لباس های خودشان وقت بگذارند و اگر کوچک ترین نا هماهنگی در موها یا لباس هایشان باشد بیرون نمی روند. جمله ی پر کاربرد و معروف افراد کامل گرا این است: من یا کاری نمی کنم یا آن را به بهترین وجه ممکن انجام می دهم اگر بخواهیم بررسی کنیم می توانیم صدها نمونه از موارد پیدا کنیم که به خاطر این طرز فکر هرگز کار را شروع نکردن و ایده ها و افکاری که می توانست به بهبود کیفیت زندگی خودشان و دیگران خیلی کمک کند در حال خاک خوردن هستند و یا اینکه فرد دیگری که دچار کاملگرایی نیست آن را به کار بسته و انجام داده و موفقیت های زیادی هم بدست آورده است. پس برای مدیریت زمان درست نخواهید که اول کار بهترین باشید و زمان را به این ترتیب از دست بدهید بلکه اقدام کنید تا با مدیرت درست زمان به بهترین خودتان تبدیل شوید.

۳- اهمال کاری

اهمالکاری یک فرق با تنبلی دارد. انسان تبیل کاری انجام نمی دهد اما انسان اهمال کار، کاری که باید انجام دهد را انجام نمی دهد و بجای آن کارهای دیگری را انجام می دهد و انجام کارهای اصلی تفره می رود. اهمالکاری یعنی به جای انجام کارهای مهم و با اولویت بالا به کارهایی می پردازیم که برای ما لذت بخش تر است اما در آخر ما را به نتیجه ای که می خواهیم نمی رساند. مثلا اگر شما دانشجو هستید و نزدیک امتحانات است اولویت برای شما مرور درسها است نه یادگیری زبان فرانسوی. این کار هم مفید است اما اگر الان باید کاری که اولویت بالاتری دارد را انجام دهید. گاهی اوقات برای رسیدن به اهداف بر اساس مدریت زمان  باید به کارهای دشوار و گاها طاقت فرسا که اولویت بالاتری دارند را انجام دهیم و اگر به دلیل اهمالکاری به کارهای آسانتر بپردازیم، درواقع روش اهمالکاری را پیش گرفته اینم و حداقل مضراتی که برای ما دارد این است که: • باعث کم شدن کارایی ما می شود. • کار درست که باید انجام شود را به تاخیر می اندازیم  

۴-نداشتن هنر اولویت بندی برای مدیریت زمان

یک واقعیت را باید بپذیریم که ما هیچوقت برای انجام همه کارها وقت نداریم اما برای انجام کارهای مهم وقت کافی داریم اولویت بندی یعنی اینکه ما کارها با اولیت پایینتر را قربانی کنیم برای رسیدن به اولویت ها و کارهای مهمتر.( این یعنی هنر اولویت بندی)

لیست نوشتن برای مدیریت زمان

کاری که انجام میدهیم این است که باید ابتدا لیست تمام کارهایی که در طول روز باید انجام بدهیم را می نویسیم و بعد آنها را به چهار دسته زیر تقسیم می کنیم: ۱- کارهای مهم و فوری: کارهایی هستند که هم مهم هستند و هم باید خیلی سریع انجام بشن مثل مراجعه به دکتر برای بدست آوردن سلامتی. ۲- کارهای مهم و غیر فوری: کارهایی هستند که با انجام ندادنشان در کوتاه مدت آسیب نمیبینیم اما در بلند مدت به ما آسیب می زنند. مثل مصرف سیگار یا نوشابه. ( این مورد تمایز بین انسان های فوق موفق و معمولی است) ۳- کارهای غیر مهم و فوری: کارهایی هستند که خیلی حیاطی نیستند اما باید فوری انجام  بشن مثل اینکه اگر قبض موبایل و پرداخت نکنیم قطع میشه. ۴- کارهای غیر مهم و غیرفوری: اینها کارهایی هستند که اکثر افراد جامعه مشغول آن هستند و اتفاقا عامل شکست و ناکامی افراد هم هست مثل گردش بدون هدف در شبکه های اجتماعی و اینترنت.

یک دعوت به اقدام کوچک:

یک تکنیک برای اینکه به برنامه روزانه خودمان عمل کنیم این است که کارهای بزرگ رو به کارهای کوچکتر تقسیم کنیم و از آنها شروع کنیم.

خوب حالا برای مدیریت زمان باید چه کار کنیم؟

برای انیکه بتوانیم زمان خودمان را مدیریت کنیم و کارهایمان را انجام دهیم باید از مهمترین کار ممکن شروع کنیم که اگر در پایان روز به کارهای کم اهمیت تر نرسیدیم بدانیم که کار اصلی انجام شده و این در زمان طولانی می تواند عاملی باشد برای موفقیت ما.

استفاده نکردن از ابزار های اندازه گیری زمان

یکی از اشتباهات متداول در مدیریت زمان این است که زمان را اندازه گیری نمی کنیم. ما باید همانطور که پولمان را مدیریت می کنیم که کجا و چقدر خرج می کنیم باید با زمان هم همین کار را بکنیم و برای این کار ابزار ها و نرم افزارهایی وجود دارد که در ادامه به معرفی آنها می پردازیم.

شناسایی عادت ها در شبکه های اجتماعی:

نرم افزار کوالیتی تایم QualityTime

اگر از گوشی یا تبلت های اندرویدی استفاده می کنید نرم افزار کوالیتی تایم یکی از نرم افزارهای عالی است که به شما اجازه می هد متوجه شوید میزان استفاده ی شما ازهر کدام از  نرم افزار های گوشی تان چقدر است، این نرم افزار به صورت روزانه و هفتگی گزارش هایی را می دهد که می توانید متوجه شوید در طول روز: چند دقیقه با یک نرم افزار کار کرده اید  بیشترین استفاده شما از کدام نرم افزار است  چند با قفل گوشی خود را باز و بسته کرده اید  و… پیشنهاد می کنم حتما برای یک هفته هم شده این نرم افزار را نصب کنید و به حتما از نتایجی که به دست می آورید شگفت زده می شوید.

نرم افزار مومنت Moment

اپلیکیشن Moment فقط برای سیستم عامل iOS ( آیفون) نوشته شده و با تحت‌نظر گرفتن میزان استفاده شما از تلفن همراه محدودیت‌های روزانه برایتان وضع می‌کند و اگر از این محدودیت‌ها عبور کنید اپ به شما هشدار می‌دهد.

افزونه ی کروم توگل Toggl

اگر بیشتر اوقات از لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی استفاده می کنید و مرورگرتان هم کروم است، می توانید از افزونه ی  Toggl را نصب کنید  و از میزان زمانی که بر روی سایت های مختلف صرف می کنید مطلع شوید. این سه نرم افزار که در بالا معرفی کردیم به شما کمک می کنند که از مقدار زمانی که مصرف می کنید تا حد زیادی مطلع شوید.

مهارت هایی که برای مدیریت زمان لازم دارید را بشناسید

برنامه ریزی

در مورد اولویت بندی صبحت کردیم. حاالا کاری که انجام می دهیم این است که کارهای روزانه را طبق همان الگو وارد می کنیم و شروع می کنیم به اقدام کردن.

آیا این موارد در برنامه ریزی روزانه کاربرد دارد؟

اصل تمرکز و کارایی آن در مدیریت زمان

از تمرکز را می توان حلقه گمشده در بحث مدیریت زمان نام برد که اتقاقا به نظر من مهمترین عامل در مدیریت زمان و زندگی است. چون مغز ما در آن واحد روی یک کار می تواند تمرکز کند و ما با انجام یا فکر کردن به چند کار در واقع مغز را فلج می کنیم و دیگر نمی توان انتظار داشت کارایی مفیدی داشته باشد.

دعوت به انجام یک اقدام:

اینکه ما برنامه هایمان را بنویسیم و اولویت بندی کنیم خیلی خوب است اما برنامه ای که اقدامی برای آن صورت نگیرد در واقع ارزشی هم ندارد و نمی تواند تغعیری در زندگی ما ایجاد کند. ما باید برای کارهایی که می نویسیم اقدام کنیم و شروع اقدام باید یک کار کوچک باشد و بعد وارد مراحل جدی تر بشویم تا مغز ما از کار بزرگ شوکه نشود.

نظم و مدیریت زمان

همه ما می دانیم که نظم چقدر روی کیفیت زندگی ما اثر دارد . لطفا این موضوع رو به شدت جدی بگیرید و از موارد کوچک شروع کنید به منظم شدن تا برسید به کل زندگی.

تشخیص اولویت ها

برای انیکه تشخیص بدهیم کدام اولیت مهم تر است و نقش اساسی تری در زندگی ما دارد باید از کارهای خودمان بازخورد بگیریم . بهترین کار برای بازخورد گیری نوشتن موفقیت ها و اشتباهات روزمره است تا بتوانیم برنامه بچینیم برای تکرار نشدن یا شدن آنها. در ادامه چند برنامه برای ثبت کارهای روزانه را به شما معرفی می کنیم که خیلی می توانند به ما کمک کنند.

۱-نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد واندرلیست wunderlist

ویژگی های واندر لیست :

از ویژگیهای مثبت واندرلیست می توان به این مورد اشاره کرد که زمانی که متنی را در آن ثبت می کنیم از طریق وسایل مختلف مثل هر گوشی، تبلت و لپتابی می توانیم به آن ها دسترسی داشته باشیم  و هرکدام از ین وسیله ها را از دست بدهیم باز هم اطلاعات ما محفوط هستند.

۲-نرم افزار مدیریت زمان و پروژه todoist

ویژگی های تودویست:

1. قابلیت اولویت بندی وظایف با مربع های رنگی که پشت نوشته ها قرار می گیرند
2. قابلیت تعریف پروژه و اشتراک گذاری آن با همکاران
3. ارسال ایمیل دربازه های زمانی مختلف برای آگاهی از میزان عملکردتان و آگاهی از کارهای عقب مانده

۳-نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ترلو trello

ویژگی ها تریلو:

1. قابلیت پیگیری و مشاهده  پروژه ها و لیست وظایفی که باید انجام دهید بر روی یک برد یا همان تخته مشاهده کنید.
2. قابلیت به اشتراک گذاری ایده ها و پروژه ها
3. قابلیت پیوست کردن فایل و عکس

۴- نرم افزار مدیریت پرژه ی تسکولو

ویژگی های تسکولو:

1. دارای نسخه ی وب و موبایل
2. تا ۱۰ کاربر  در ماه رایگان است،یعنی برای شرکت ها یا پروژه هایی که حداکثر ۱۰ نفر هستند عالی است
3. امکان گفتگوی آنلاین اعضا با یکدیگر

۵-نرم افزار یادداشت برداری وان نوت onenote

ویژگی های وان نوت:

1. در هرجای صفحه می توان تایپ کرد
2. قابلیت به اشتراک گذاری
3. قابلیت ایجاد لیست ها یا همان برگه های مختلف

مدیریت زمان با ابزار ساده:

 عادت شما ره ۱: صبحانه خوردن:

یکی از عادات اشتباهی که متاسفانه شایع هم هست مصرف نکردن صبحانه است. خیلی از افراد به بهانه کمبود زمان صبحانه نمی خورند یا صبحانه مقوی نمی خورند و به همین دلیل در طول روز انرژی و بهره وری که باید داشته باشند را ندارند.

عادت شماره ی ۲ : استراحت های کوتاه داشته باشید

یک استراحت کوتاه بین کارهای سنگین می تواند انرژی ما را برگردانده و بقیه کارها را با تمرکز و انرژی بیشتری انجام دهیم.

عادت شماره ی ۳: لیستی از کارهای مهم تهیه کنید

ما هرگز زمان برای انجام همه کارها نداریم اما برای انجام کارهای مهم زمان داریم. پس بهتر است کارها را دسته بندی کنیم و کارهای مهم را نوشته و اولویت بندی کنیم تا حتی اگر همه گارها انجام نشد کارهای مهم را انجام داده باشیم.

عادت شماره ی ۴: انجام چند کار همزمان

این کار یکی از خسته کننده ترین و آزار دهنده ترین کار برای مغز می باشد. تصور اشتباه بعضی افراد این است که می توانند چند کار را همزمان انجام دهند. اما آنها در واقع دارند از کاری به کار دیگر سوئیچ می کنند که اگر آخر کار بازخورد بگیرند می بینند هیچکدام از کارها با کیفیت مناسب انجام نشده.

عادت شماره ی ۵: خواب کافی

مغز ما برای عملکرد خوب به خواب کافی نیاز دارد که مدت آن برای افراد مختلف متفاوت است. اگر بخواهیم از مشاهیر مثال بزنیم، ادیسون در شبانه روز سه ساعت می خوابیده و مغزش هم به خوبی کار می کرده و بهره وری خوبی داشته و در نقطه مقابل انیشتین در شبانه روز سیزده ساعت می خوابیده و مشاهده می کنیمکه هر دو نفر هم بازدهی خوبی داشته اند. پس ما هم باید ببینیم با چند ساعت خواب عملکرد مغز ما خوب می شود و طبق همان الگو عمل کنیم. اما یک الگوی کلی در خصوص میزان خواب مورد نیاز افراد در سنین مختلف وجود دارد که اگر به آن هم نگاهی بیندازیم خالی از لطف نیست.

 

معرفی کتاب های مدیریت زمان

زمانی که حرف از مدیریت زمان می آید نمی توان از کتابهای قوباغه ات را قورت بده و قدرت زمان اثر برایان تریسی نام نبرد. کتاب سومی که در مورد مدیریت زمان به بحث پرداخته است کار عمیق نام دارد. کتاب  کار عمیق نوشته کال نیوپرت جزو پر فروش ترین کتاب های نیویورک تایمز است. در این کتاب که در مورد کار عمیق و مزایای آن بحث شده است اگر میخواهید بازدهی بالایی داشته باشید از توانایی های ذهنی خودتان استفاده کنید، حتما مطالعه ی این کتاب را به شما پیشنهاد می کنم.  (مقاله ی مدیریت زمان به مرور کامل تر می شود )[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]